Organiser un événement et/ou louer une salle municipale

Pour organiser un événement sur l’espace public, vous devez impérativement réaliser une demande préalable auprès de la Mairie d’Aytré.

Aussi, il convient :

1. de réaliser une demande via le formulaire disponible sur cette page
2.  d’attendre l’autorisation de la mairie avant d’engager des dépenses et de communiquer

Si votre rendez-vous est autorisé et ouvert au public, vous pouvez communiquer sur celui-ci via le formulaire dédié.

1. Faire ma demande

2. Communiquer sur mon rendez-vous

Les salles peuvent faire l’objet d’une mise à disposition payante (location) ou d’une mise à disposition gracieuse selon critères (avantages en nature) que ce soit pour une activité récurrente ou ponctuelle.

Les salles municipales peuvent être mises à la disposition de toutes personnes morales ou physiques (associations, particuliers, syndicats, entreprises…) désireuses d’organiser des réunions, conférences, ou toutes autres manifestations publiques ou privées, commerciales ou non-commerciales.

Les délais de réservation sont de 15 jours minimum et d’un an maximum avant l’évènement.

Si votre rendez-vous est autorisé et ouvert au public, vous pouvez communiquer sur celui-ci via le formulaire dédié.

1. Faire ma demande

2. Communiquer sur mon rendez-vous

Les salles municipales mises à disposition sont équipées d’office (sans vaisselle), de tables et de chaise.

• Salle Jean Vilar
  rue de la Gare, parc Jean Macé
  Surface : 200m²
  Capacité d’accueil : 200 personnes debout – 100 personnes assises
  Équipements mis à disposition : 43 tables, 203 chaises, 9 éléments de podium (réservés aux associations)
  Cuisine : 1 armoire (pour conserver les plats chauds), 1 armoire (pour réchauffer les plats), 2 réfrigérateurs/congélateurs, 1 congélateur, 1 grande poubelle
  Louer la salle

• Salle Les Embruns
  24, rue Jean Bart
  Surface : 103 m²
  Capacité d’accueil : 100 personnes debout – 50 personnes assises
  Équipements mis à disposition : 22 tables, 99 chaises, 1 bar roulant
  Cuisine : 1 réfrigérateur/congélateur, 1 gazinière (4 feux + 1 four), 1 micro-ondes,  1 chariot roulant, 2 poubelles plastiques
  Louer la salle

• Salle Jules Ferry
  avenue Edmond Grasset
  Surface : 402 m²
  Capacité d’accueil : 300 personnes debout – 150 personnes assises
  Équipements mis à disposition : 49 tables plastique, 15 tables en bois, 252 chaises, 9 éléments de podium, 1 chariot
  Cuisine : 1 réfrigérateur/congélateur, 1 gazinière (4 feux)
  Louer la salle

• Maison Georges Brassens
  rue du 8 mai 1945
  Capacité d’accueil : 300 personnes debout – 164 personnes assises (gradins)
  La mise à disposition de la maison Georges Brassens est portée à l’instruction du pôle communication, culture et événementiel (CCE).

Si du matériel (tables, chaises, etc.) était demandé en plus de ce qui se trouve dans la salle mise à disposition, des frais supplémentaires s’appliquent selon les tarifs votés en conseil municipal.

Toute demande de location sera satisfaite si la salle est disponible et compatible avec la nature des activités envisagées par le demandeur. Toute demande de matériel supplémentaire sera satisfaite si celui-ci est disponible lors de réservation.

Mise à disposition gratuite

La mise à disposition d’une salle municipale sera gratuite uniquement pour les organismes ci-dessous nommés et respectant les conditions énoncées.

• Les associations à but non-lucratif « aytrésiennes », qui concourent à la satisfaction d’un intérêt général, en direction des aytrésiens.
• Les associations hors commune, dont les actions rayonnent sur le territoire communal.
• Les organismes publics.
• Les partis politiques dans le respect du cadre républicain.
• Les sections des syndicats d’intérêt public.
• La municipalité pour ses manifestations (organisées directement ou déléguée).

La gratuité sera accordée en fonction des critères énoncés ci-après.

• Existence d’un intérêt public local et
  • actions sans enrichissement financier
  • actions sportives et/ou sociales
  • réunions ou manifestations sans trouble à l’ordre public
  • actions des associations de quartier
  • actions dirigées en faveur des publics fragiles, les jeunes et/ou les seniors.
  • toute autre action proposée et validée par : l’élu en charge des salles municipales (ou la commission compétente) et le maire.

Mise à disposition payante

La mise à disposition d’une salle municipale sera payante pour :

• les personnes physiques,
• les associations hors commune dont les actions ne rayonnent pas sur le territoire communal,
• les associations « aytrésiennes », qui ne concourent pas à la satisfaction d’un intérêt général, en direction des habitants aytrésiens,
• les syndicats privés,
• les entreprises aytrésiennes et
• les comités d’entreprise.

Dégradation et entretien

Un forfait en cas de dégradation ou d’état de propreté inacceptable sera appliquée via une facturation.

Forfait dit “ménage”

Lorsque la salle louée n’est pas restituée dans un état de propreté acceptable, et que la mairie est dans l’obligation d’assurer le nettoyage des locaux, le forfait d’entretien sera facturé au preneur.

Se rapporter à l’arrêté pour les détails relatifs à la procédure en vigueur.

Forfait dit “dégradation”

Ce forfait est destiné, d’une part, à couvrir tout ou partie des éventuelles dégradations commises dans les locaux et, d’autre part, la perte du trousseau de clés de la salle, entrainant le changement de la serrure, pour des raisons de sécurité.

Lorsque le forfait ne couvre pas l’intégralité des coûts de remise en état, une facture complémentaire du montant exact des réparations sera adressée au preneur.*

Se rapporter à l’arrêté pour les détails relatifs à la procédure en vigueur.

Les tarifs sont fixés par délibération du conseil municipal (voir dernière délibération en vigueur). Le paiement de la location sera effectué sur facture transmise par la trésorerie principale de la Rochelle.

Instruction (et annulation) d’une demande

Les demandes d’attribution de salles municipales font l’objet d’une réservation via le formulaire disponible sur cette page. Les délais de réservation sont de 15 jours minimums et d’1 an maximum avant la date de l’évènement.

Dès réception du dossier complet au service, la demande sera instruite et une réponse écrite sera adressée au demandeur. La réservation sera effective dès la validation complète du dossier et la signature de la convention par les parties.

Pour les évènements programmés le week-end et selon la disponibilité des salles, exceptionnellement, le locataire pourra disposer de l’équipement dès le vendredi soir dans le respect des conditions de sécurité.

L’organisateur récupèrera les clés la veille ou le jour de l’évènement en mairie selon l’horaire communiqué. Elles seront restituées en mairie, après l’évènement, dès le lendemain ou le lundi si l’évènement a lieu le week-end.

L’annulation par le preneur est possible jusqu’à huit jours avant l’événement. Au-delà les frais de mise à disposition resteront dus. Tous autres frais déjà engagé par la mairie restera dû aussi.

Une reprogrammation pourra être envisagée aux mêmes conditions dans les cas énumérés par le règlement en vigueur.

L’annulation par la municipalité est possible jusqu’au jour de la manifestation suite à un sinistre, à un cas de force majeur ou autre imprévu ne permettant pas d’attribuer l’espace sollicité. La municipalité s’engage à affecter une salle disponible de remplacement au tarif le plus avantageux. De même, la commune remboursera l’utilisateur si la location n’a pu être honorée. Aucune indemnité ne pourra être réclamée en cas d’annulation pour quelle cause que ce soit.

Consignes et règlements

L’utilisation des salles municipales doit s’effectuer sans bruit excessif susceptible d’apporter une gêne au voisinage.

Après 22 heures, les portes et les fenêtres des salles municipales resteront fermées, pour limiter les nuisances sonores. Les discussions des convives, à l’extérieur des salles, doivent se dérouler avec une relative discrétion. Afin d’éviter tout désagrément aux riverains, le bénéficiaire s’engage à ce que les participants quittent la salle le plus silencieusement possible. En particulier, l’usage des avertisseurs sonores des véhicules est prohibé (tant à l’arrivée, qu’au départ). Il veille également à ce que les règles de stationnement soient respectées. En cas de débordement, la Police est habilitée à interrompre l’évènement et à faire fermer la salle municipale.

Les utilisateurs ne pourront, sous aucun prétexte, apporter de modifications dans l’agencement ou les installations des salles.

Les bourses d’échange, bourses aux jouets, vide-greniers, etc. sont soumises à la réglementation applicable pour les ventes au déballage et font l’objet d’un courrier d’autorisation au préalable, signé par le Maire.

Par mesure d’équité, deux lotos maximums sont autorisés par associations par année dans la limite des places disponibles.

La sous-location, de tout ou partie des locaux mis à disposition, est interdite et le preneur sera poursuivi devant le tribunal compétent.

Il est interdit dans les salles municipales :

• de fumer ou vapoter
• de faire entrer des animaux (sauf chien pour personnes malvoyantes)
• de faire du feu ou d’allumer des bougies
• de rester dormir dans la salle

L’accès des véhicules au parc Jean Macé et à la salle Jean Vilar est réglementé. L’entrée est située rue de Courteras. Seuls les véhicules destinés à la livraison des repas, par un traiteur ou l’utilisateur, ainsi que pour les personnes à mobilité réduite, sont autorisés à rentrer et stationner dans le parc. Pour éviter toute intrusion, le portail d’accès sera refermé aussitôt après leurs passages. L’information sur ces véhicules devra être faite lors de la réservation.

Les véhicules des convives ne sont pas admis dans l’enceinte du parc Jean Macé et sous le préau des Embruns.

Pour les manifestations organisées par les associations dans le parc Jean Macé, l’organisateur est responsable du contrôle des entrées et du stationnement des véhicules dans le parc. Les véhicules ne sont pas autorisés à stationner sur les pelouses pendant les manifestations. Tous accidents ou autres dégradations seront de la responsabilité et à la charge exclusive de l’organisateur.

L’organisateur est responsable de la sécurité des personnes accueillies et des dommages provoqués aux installations, mises à disposition, pendant la manifestation.

Il devra prendre toutes les mesures nécessaires à la protection des personnes, sans possibilité de recours contre la ville (sauf si les dommages résultent d’une défaillance de l’équipement, imputable à la collectivité).

L’organisateur doit souscrire une assurance garantissant notamment sa responsabilité civile générale, le recours du propriétaire et des tiers pour tous sinistres (incendie, accident…) et fournir une attestation correspondante, lors de la réservation.

La Ville d’Aytré décline toute responsabilité, notamment en cas de vol, de dégradations d’objets ou d’effets personnels, pendant la manifestation.

Concernant le gardiennage, les organisateurs sont responsables de la surveillance de leurs manifestations (exposition, matériels sensibles, etc.).

Dans ce cas, ils s’engagent :

• soit à assurer, par leurs propres moyens, un dispositif de gardiennage
• soit à prendre en charge les frais inhérents au gardiennage, via une société de leur choix.

Dans cette hypothèse, ils devront faire connaître, à la mairie, les noms et coordonnées des personnes responsables.

En cas d’urgence, il convient de contacter l’agent d’astreinte (coordonnées fournies sur le formulaire).

Pour les locations payantes ou mises à disposition gratuite, lors de son entrée dans les lieux, l’utilisateur de la salle devra impérativement contrôler l’état des équipements mis à sa disposition.

Il devra sans délai noter les éventuelles anomalies et dégradations constatées à l’entrée dans les lieux à l’aide et transmettre à la mairie d’Aytré son rapport (l’heure d’envoi fera foi). L’utilisateur accompagnera sa déclaration de photos ou preuves diverses des dégradations et désordres observés.

Les équipements dégradés (tables, chaises, etc) seront mis à l’écart à part, pour une remise en état par les services municipaux.

En cas de dégradations particulièrement importantes, il conviendra de contacter l’astreinte technique au 06 22 35 10 74 en dehors des heures d’ouverture de la mairie.

A l’issue de l’évènement, l’utilisateur s’engagent à restituer les locaux, les équipements mis à disposition et les abords en parfait état de propreté. Pour cela, ils doivent prévoir tout le matériel de nettoyage nécessaire.

Dans le cas de dégradations causées par l’utilisateur lui-même au cours de l’activité ou d’absence de nettoyage, il devra le signaler au service sans délai et au plus tard à l’agent municipal, au moment de la restitution des clés. Ces dégradations entraînent une facturation.

L’utilisateur veillera à la fermeture des robinets, des fenêtres, à l’extinction des lumières en quittant les lieux et rapportera ses déchets.